Denmetra Demo iste
Maliyet · Stok yönetimi

Diş kliniğinde sarf malzeme israfı nereden kaçar

· 4 dakika okuma

Kısa cevap. Diş kliniğinde sarf malzeme kaybının büyük kısmı hırsızlıktan değil dört yerden gelir: son kullanma tarihi dolan açılmış paketler, aynı üründen gereğinden fazla açılmış kutular, planlanmadığı için pahalıya ve acele alınan siparişler, ve hiçbir yerde ölçülmeyen kullanım firesi. Dördü de stok adedine bakan bir sistemde görünmez, çünkü dördü de açık paketlerin içinde olup biter.

Klinikte "malzeme kaybı" denince akla ilk gelen şey genellikle yanlış yerdedir. Kaybın büyük kısmı kimsenin cebine girmiyor. Dolapta, tezgâhta ve sipariş kararlarında oluyor, ve hiçbiri bir stok sayımında görünmüyor.

Dört kanal var.

#1. Tarihi dolan açık paketler

Bir kutu kapalıyken son kullanma tarihi uzaktır. Açıldıktan sonra çoğu üründe geri sayım başlar, ve az kullanılan bir renkte ya da az tercih edilen bir kıvamda o geri sayım tüketimden hızlı işler.

Klasik senaryo: nadiren kullanılan bir kompozit rengi. Yılda birkaç vaka için açılıyor, açık kalıyor, tarihi doluyor, çöpe gidiyor. Adet bazlı bir sistemde bu kutu "1 adet stok" olarak görünüyordu ve bir gün sıfıra düştü. Sistemin gördüğü tek şey stoğun azalması.

Görünmesi için gereken: açılış tarihi. Bir paket ne zaman açıldığını biliyorsa, tarihi yaklaşırken uyarabilir, ve daha önemlisi bir sonraki alımda o üründen daha küçük ambalaj alınması gerektiğini gösterebilir.

#2. Aynı üründen aynı anda açılan kutular

Bir klinik günde on üç açık şırınga taşıyabilir, ve bunların bir kısmı aynı üründür. Sebep genellikle masum: bir ünitede biteceği düşünülüp yenisi açılır, öbür ünittekinin dibinde olduğu bilinmez.

Sonuç iki yönlü. Birincisi, aynı anda açık duran her paket kendi son kullanma saatini işletir, yani birinci kanalın riskini çoğaltır. İkincisi, gerçek stok görüntüsü bozulur: rafta üç açık şırınga varken sistem "üç şırınga var" der, oysa üçünün toplamı bir buçuk şırınga eder.

Görünmesi için gereken: paket bazında kalan. Kaç kutu olduğunu bilmek, her birinde ne kaldığını bilmek değildir.

#3. Acil sipariş primi

Bir malzeme bittiğinde iki seçenek olur: iş ertelenir, ya da acele alınır. İkisi de pahalıdır.

Acele alım genellikle şunlardan birini getirir: daha yüksek birim fiyat, kargo, kampanya fiyatını kaçırma, ya da elde olmadığı için ikinci tercih ürüne geçme. Tek seferde küçük görünür. Yıl boyunca tekrarlandığında, toplu alım indirimlerinin büyük olduğu bir pazarda kayda değer bir farka döner.

Görünmesi için gereken: ne zaman biteceği. "48 gram kaldı" bir sipariş kararı vermez. "Bu şırıngadan yaklaşık 30 dolgu daha çıkar, mevcut hızla üç haftanız var" verir.

Buradaki ince ayrıntı, uyarının arkasında açılmamış kutu varken susması gerektiği. Tezgâhtaki şırınga bitmek üzere ama dolapta iki kutu duruyorsa acele edecek bir şey yok, ve gereksiz uyarı sistemin sesini kısar.

#4. Ölçülmeyen fire

En büyüğü ve en görünmezi bu.

  • Şırıngadan fazla sıkılıp atılan.
  • Tabakalama sırasında kirlenip kullanılamayan.
  • Renk tutmadığı için yeniden yapılan restorasyon.
  • Karıştırıldıktan sonra kullanılmayan siman.

Bunların hiçbiri bir reçeteye yazılamaz. Bir sistem "bir dolgu 0,2 gram harcar" diyorsa, fire tanım gereği o hesabın dışındadır ve dolayısıyla hiç ölçülmez.

Paket ömrü izlendiğinde ise fire otomatik olarak hesabın içine girer: paket açılıp bittiğinde arada kaç iş yapıldıysa, fire zaten o sayının içindedir. Ölçülen katsayının teorik hesaptan üstün olmasının asıl sebebi budur.

#Dördünün ortak yanı

Tabloya bakınca örüntü belli oluyor:

Kanal Adet bazlı sistemde görünür mü Ne gerekiyor
Tarihi dolan açık paket Hayır Açılış tarihi ve SKT
Fazla açılmış kutu Hayır Paket bazında kalan
Acil sipariş Hayır Tükeneceği zamanın tahmini
Fire Hayır Paket ömrü ölçümü

Dördü de açık paketlerin içinde olup bitiyor. Ve "kaç adet var" sorusunu soran bir sistem, açık paketin içine hiç bakmıyor. Bu yüzden klasik stok modülleri bu kayıpların hiçbirini göstermiyor: eksik değiller, yanlış yere bakıyorlar.

Ayrıntısı: diş kliniği stok takip programı, her yazılımda var hiçbirinde çalışmıyor.

#Nereden başlamalı

Bir kliniğin bu dört kanalı kapatmak için sırayla yapabileceği şeyler:

  1. Açık paketleri say ve işaretle. Kaç tane açık şırınga olduğunu bilmek, tek başına ikinci kanalın yarısını kapatır. Nasıl yapıldığı.
  2. Açılış tarihini kaydet. Tek dokunuş, ve birinci kanalı görünür kılan tek veri.
  3. Bitişi kaydet. İkinci dokunuş, ve fireyi de içeren gerçek verim ölçümü buradan çıkıyor.
  4. Siparişi tahmine değil kalan işlem sayısına bağla. Üçüncü kanal burada kapanıyor.

Dördü de aynı iki dokunuştan besleniyor. Ayrı bir iş değil.

#Sık sorulan sorular

#Bu kayıplar gerçekte ne kadar tutuyor?

Kliniğe göre çok değişiyor ve dürüst cevap şu: ölçmeden söyleyemeyiz, ve kimse ölçmediği için sektörde güvenilir bir rakam yok. Yayınlanmış ABD kıyaslarında sarf malzeme gideri tahsilatın %5 ila %6'sı olarak kabul ediliyor ve %8'in üstü incelenmesi gereken bir işaret sayılıyor. Türkiye için karşılaştırılabilir bir rakam bulamadık. Anlamlı olan sektör ortalaması değil, kendi kliniğinizin kendi zaman serisi.

#Malzeme sayımını sıklaştırsak yeter mi?

Hayır, çünkü dört kanalın hiçbiri sayımda görünmüyor. Sayım kaç kutu olduğunu söyler; kayıplar kutuların içinde oluyor.

#Uyarı sistemi kurmak yetmez mi?

Kritik seviye uyarısı üçüncü kanala kısmen yardım eder ve diğer üçüne hiç dokunmaz. Ayrıca eşik adet üzerinden kurulduğunda çabuk gürültüye dönüşür: gereksiz uyarı alan bir ekip bir süre sonra uyarılara bakmaz.

#Klinikte kimin işi bu?

Kayıt hekimin ve asistanın, karar klinik sahibinin. Önemli olan kaydın kimseye yeni bir mesai yaratmaması: işlem başına üç tık, paket başına iki dokunuş. Bir kişiye "stok sorumlusu" diye ek iş verilen her düzen, o kişi izne çıktığında duruyor.

#Kaynaklar