Klinikte ilk stok sayımı nasıl yapılır (yarım şırıngalar dâhil)

Stok yazılımı kurulumlarının çoğu ilk günde bozulur, ve hep aynı yerden bozulur: rafta zaten duran malzeme.

Hiçbir klinik boş bir dolapla başlamıyor. Tezgâhta yarısı bitmiş şırıngalar, dolapta sayılmamış kutular, bir köşede tarihi geçmek üzere olan bir kutu var. Bu kısmı ciddiye almayan bir kurulum, ilk haftadan yanlış sayı gösterir ve yanlış sayı gösteren bir ekrana kimse ikinci kez bakmaz.

#Önce en önemli kural

Açılışta girilen açık bir paket bir ölçüm değildir.

Ne zaman açıldığını, o zamandan beri kaç iş gördüğünü ve kim tarafından kullanıldığını kimse bilmiyor. O şırıngadan bugüne kadar kaç dolgu çıktığı bilinmediği için, bundan sonra kaç dolgu çıkacağı da bir verim ölçümü olarak kullanılamaz.

Doğru davranış şu: açılışta girilen açık paketler ekranda saymaya devam eder çünkü gerçekten oradalar ve sipariş kararını etkiliyorlar. Ama verim hesabına hiç girmezler. Sistem öğrenmeye, sıfırdan açılan ilk gerçek paketten başlar.

Bu ayrımı yapmayan bir kurulumda ne olur: yarısı bitmiş bir şırıngayı "bir paket" sayan sistem, o paketten normalin yarısı kadar iş çıktığını görür ve hekimin iki kat savurgan olduğu sonucuna varır. Hekim ekrana bakar, doğru olmadığını bilir, ve ürüne bir daha güvenmez.

#Kapalı kutular: kolay kısım

Kapalı ve mühürlü her şey basit bir sayımdır.

• Ürün adı, marka, renk ya da numara.
• Adet.
• Son kullanma tarihi.
• Mümkünse alış fiyatı.

Son kullanma tarihini ilk sayımda girmek, sonradan girmekten çok daha ucuz. Kutu zaten elinizde ve tarih üstünde yazıyor. Bir yıl sonra o kutuyu bulup tarihine bakmak ayrı bir iş.

Fiyat için faturaya bakmak gerekiyorsa ve fatura o an elinizde değilse, boş bırakın ve sonra doldurun. Yanlış bir fiyat girmek, eksik bir fiyattan daha kötüdür: eksik fiyat "bilmiyorum" der, yanlış fiyat bütün maliyet raporunu sessizce bozar.

#Açık paketler: beş kademeli ölçek

Açık bir şırıngada ne kaldığını gram cinsinden söyleyemezsiniz. Tartmak da bir çözüm değil, çünkü klinikte bunu yapacak kimse yok.

Çalışan yöntem, kaba ama tutarlı bir ölçek:

Beş kademe yeterli, ve daha fazlası zararlı. On kademeli bir ölçek daha hassas görünür ama kimse "dörtte üç mü beşte üç mü" sorusunu tutarlı cevaplayamaz, ve tutarsız bir hassasiyet gürültüden başka bir şey üretmez.

Bu kademeler zaten verim hesabına girmediği için, hata payları da hiçbir katsayıyı bozmuyor. Tek işleri sipariş kararını beslemek.

#Bir saatlik akış

Dört hekimli bir klinikte tam sayım genellikle bir saat civarında sürüyor. Sıra önemli:

1. Tezgâh ve ünit çekmeceleri. Açık paketler burada. En kritik ve en hızlı kısım.
2. Ana dolap, kısmi tüketilenler. Kompozit, bond, asit, hipoklorit, siman.
3. Ana dolap, adetle sayılanlar. Güta perka, paper point, matris, wedge, tek kullanımlıklar.
4. Enstrümanlar. Eğe kutuları, frez setleri.
5. Serileştirilmişler. İmplant kutuları, lot ve seri bilgisiyle.

Yarım bırakıp ertesi gün devam edebilmek şart. Bir saati tek seferde ayıramayan klinikler var, ve sayımı tek seansta bitirmeyi zorunlu kılmak kurulumun hiç yapılmaması demek.

#On dakikalık hızlı başlangıç

Sayıma ayıracak vakti olmayan bir klinik için kabul edilebilir bir kestirme var: sadece tezgâhtaki açık paketleri girin.

Bu, tam sayımın verdiği her şeyi vermez. Ama sistem çalışmaya başlar, çünkü ürünün asıl işi olan verim öğrenmesi zaten sıfırdan açılan yeni paketlerden geliyor. Dolaptaki kapalı kutular ilk siparişte ya da ilk boş vakitte girilebilir.

Kötü olan seçenek, mükemmel sayımı bekleyip hiç başlamamak.

#Fotoğraf, fatura ve eski liste

Elle girmek tek yol değil. Klinikte zaten üretilmiş üç veri kaynağı var:

Kutu fotoğrafı. Üzerinde ürün adı ve son kullanma tarihi yazıyor. Alışveriş günü asistanın çektiği birkaç fotoğraf, elle girişin çoğunu ortadan kaldırır. Ürün fotoğrafı hasta verisi olmadığı için işlenmesinde bir kısıt da yok.

Fatura. Alınan her şey, adediyle ve fiyatıyla, zaten yazılı. Maliyet tarafının en doğru kaynağı bu.

Sipariş listesi ya da eski stok dosyası. Klinik daha önce Excel tuttuysa, o dosya bir başlangıç noktasıdır.

Bunların hiçbiri tek başına tam değil ama üçü birlikte elle girişi ciddi biçimde kısaltıyor.

#İki şerit: kendiniz ya da biz

Kurulumun iki yolu var ve ikisi de meşru.

Kendiniz girersiniz. Fotoğraf, fatura ya da eski listenizi yüklersiniz, açık paketler için yukarıdaki ölçeği kullanırsınız, yaklaşık bir saat sürer ve yarım bırakıp devam edebilirsiniz.

Biz geliriz. Sayımı, fotoğrafları ve kurulumu biz yaparız, açık paketleri tartarız. Tartıldığı için tahmin değil ölçüm olur, ama açılış tarihleri yine bilinmediğinden verim hesabına yine girmezler.

İkinci şerit daha doğru veri üretir. Birincisinin de kabul edilebilir olması gerekiyor, çünkü ekibin bir saat ayıramadığı bir klinikte sistem hiç kurulmazsa hiçbir şey ölçülmez.

#Sık sorulan sorular

#Sayımı kim yapmalı?

Rafı bilen kişi, genellikle bir asistan. Hekimin sayıma girmesi gerekmiyor. Fiyat bilgisi giriliyorsa, o kısmın kimin görebileceği ayrı bir karar: asistan fiyat girebilir ama kliniğin toplam harcamasını görmesi gerekmez.

#Her ürünü girmek zorunda mıyım?

Hayır. Değeri düşük ve tükenmesi sorun olmayan kalemler (pamuk rulo, tükürük emici) atlanabilir ya da toplu girilebilir. Girmeye değer olanlar üç grupta: pahalı olanlar, bittiğinde iş durduranlar, ve son kullanma tarihi kritik olanlar.

#Sayımdan sonra ekran ne zaman doğru olur?

Adet bazlı kalemler ilk günden doğru. Kısmi tüketilen kalemlerde verim tahmini genellikle iki paket sonra kliniğe göre kalibre oluyor. O ana kadar sistem tahmin yürütür ve belirsizliğini göstermelidir: kesin bir sayı göstermek yerine bilmediğini söyleyen bir ekran, güveni koruyan ekrandır.

#Yıllık sayım yine gerekli mi?

Periyodik bir kontrol sayımı yine iyi fikir, ama amacı değişiyor. Elle tutulan bir stokta sayım tek gerçek kaynaktır. Kayıt akan bir sistemde sayım, kaydın ne kadar kaydığını gösteren bir denetimdir, ve sapma büyükse sorun sayımda değil kayıt alışkanlığındadır.

#Devamı

• Kompozit şırıngasından kaç dolgu çıkar
• İşlem başına gerçek malzeme maliyeti